بهذا المقال سوف نتعرف على طريقة ارسال ايميل رسمي باللغة الانجليزية بالتفصيل.
طريقة ارسال ايميل رسمي باللغة الانجليزية:
عنوان البريد الإلكتروني Subject حيث يجب أن يكون مباشرًا ومختصرًا ويعكس محتوى الرسالة.
التحية Greeting حيث استخدم تحية رسمية:
- Dear Mr. Smith.
- Dear Ms. Johnson.
- Dear Sir or Madam, عند عدم معرفة اسم المستلم.
- To Whom It May Concern, للاستخدام العام
المقدمة Introduction حيث عرف بنفسك باختصار ووضح الغرض من الرسالة I hope this email finds you well، او My name is John Doe, and I am writing to inquire about.
الجسم الرئيسي Body حيث أن قسم المحتوى إلى فقرات حسب الأفكار حيث استخدم لغة واضحة ومهذب، وايضا قدم التفاصيل المطلوبة بشكل منظم.
الخاتمة Closing وهنا عبر عن الامتنان أو توقع الرد مثل:
- Thank you for your time and assistance.
- I look forward to your response.
- Please let me know if you need any further information.
الختام الرسمي Sign-off وهنا استخدم كلمات مثل: Sincerely, Best regards,Kind regards، وثم اكتب اسمك الكامل ومعلومات الاتصال إذا لزم الأمر.
مواقع تساعدك على كتابة الايميلات مجانا:
هذة مجموعة من المواقع المجانية التي تساعدك على كتابة الإيميلات الرسمية باللغة الإنجليزية بسهولة وباحترافية:
موقع QuillBot Email Generator حيث يتيح لك توليد إيميلات بناءً على الغرض سواء كان طلب، شكر، متابعة، كما يمكنك تخصيص النغمة رسمية، غير رسمية.
رابط الموقع.
موقع Flowrite حيث يولد إيميلات بناءً على جملة بسيطة تقوم بكتابتها، كما انه مناسب للمراسلات الرسمية والمهنية، ويحتاج تسجيل دخول نسخة مجانية محدودة.
رابط الموقع
وايضا موقع Hemingway Editor وذلك ليس مولد إيميلات، لكنه يساعد في تحسين لغة الإيميل، بجعلها أوضح وأسهل قراءة.
موقع ChatGPT مثلًا عبر موقع Poe.com أو هذا التطبيق حيث يمكنك فقط كتابة على سبيل المثال كتب إيميلا رسميًا لطلب تدريب صيفي من شركة X وسينشأ لك الإيميل فورًا.
موقع Grammarly Email حيث يساعدك في كتابة وتحرير الإيميل مع تصحيحات نحوية وتوصيات رسمية، كما انه متوفر كإضافة لمتصفح Gmail أو Outlook.
رابط الموقع
مميزات استخدام الذكاء الاصطناعي فى كتابة الايميلات:
هذة أهم مميزات استخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة الإيميلات:
- توفير الوقت حيث يولد الإيميلات بسرعة فائقة بناءً على بضعة كلمات فقط، كما يختصر خطوات الكتابة والتفكير في الصياغة.
- تحسين اللغة وجودة الكتابة حيث يصحح الأخطاء النحوية والإملائية، كما يستخدم لغة احترافية تتناسب مع السياق سواء رسمي، ودي، مهني.
- التنوع في الأسلوب والصياغة لذلك يقدم أكثر من طريقة لصياغة نفس الرسالة، كما يمكنك اختيار النغمة: رسمية، مهذبة، حازمة، ودية وغيرها.
- مناسب لغير المتحدثين الأصليين حيث يساعد الأشخاص الذين يتعلمون الإنجليزية أو يكتبون بها كلغة ثانية على تحسين جودة الإيميلات.
- تخصيص المحتوى حسب الحاجة حيث يمكن تعديل الإيميل بسهولة ليشمل معلومات محددة سواء اسم المستلم، الشركة، نوع الطلب.
- تجنب الأخطاء الشائعة مثل: استخدام عبارات غير ملائمة أو نبرة غير مهنية.
- دمجه مع أدوات البريد الإلكتروني مثل: Gmail أو Outlook لتصحيح الرسائل أثناء كتابتها مباشرة.
أقرأ أيضاً /برنامج تعلم لغات مجانا/ 4 برامج مجانية لتعلم الانجليزية
نصائح عليك اتباعها عند استخدام الذكاء الاصطناعي فى كتابة الايميلات:
هذة أهم النصائح التي يجب اتباعها عند استخدام الذكاء الاصطناعي في كتابة الإيميلات لضمان نتائج فعالة واحترافية:
وضح الغرض بدقة حيث عند إدخال التعليمات، حدد نوع الإيميل سواء طلب، استفسار، شكر، والمستلم والمحتوى الأساسي.
راجع الإيميل قبل الإرسال حيث تأكد من أن المعلومات صحيحة وخالية من الأخطاء أو التكرار، ولكن لا تعتمد كليًا على الذكاء الاصطناعي دون تدقيق.
عدل الأسلوب حسب السياق وذلك أحيانًا تكون نغمة الذكاء الاصطناعي عامة أو رسمية أكثر من اللازم، وخصصها بما يتناسب مع علاقتك بالمستلم.
أضف لمستك الشخصية حيث ضع توقيعك أو عبارة ختامية خاصة بك، وايضا استخدم أسلوبك المعتاد لتبدو الرسالة طبيعية وشخصية.
أقرا ايضا /اهم النصائح لتطوير مهارة الكتابة باللغة الانجليزية
لا تكشف معلومات حساسه حيث تجنب كتابة بيانات حساسة في أدوات الذكاء الاصطناعي غير الموثوقة.
استخدم أدوات موثوقة مثل: ChatGPT، Grammarly، Quillbot، أو أدوات مدعومة من شركات معروفة.
تعلم من النتائج حيث اقرأ الإيميل الناتج لتتعلم الصياغات الاحترافية والمفردات الجديدة التي يمكنك استخدامها لاحقًا.
دمتم بخير
