إليك أسرار كتابة إيميل احترافي! إنه أمر حيوي بحق، إذ لن يشفع لك ملفك الشخصي أو سيرتك الذاتية التي تعج بأفضل الدورات والدبلومات إذا كان إيميلك غير احترافي. وأزيدك من الشعر بيتًا، أنه قد يقبل منه هو أقل كفاءة نظرًا لدقته وروعة أداءه.
لماذا الإيميل هام؟
إنه مطيتك للتواصل مع الطرف الآخر الذي ليس لك به سابق معرفة! بل إذا عرفت أنه السبيل الوحيد الذي يكوّن المخاطب فكرة شمولية عنك!
إذا أردت أن تتقدم لوظيفة، أو الحصول على ترقية في عملك، أو ما شابه، فعليك ببساطةإرسال إيميل. لذا كتابة إيميل أمر حيوي حقًا للطالب الموظف والباحث والباحث عن معلومات بحثية.
أسرار كتابة إيميل احترافي
سوف نشرح لك طريقة كتابة إيميل من الألف إلى الياء من خلال ذكر أسرار هامة يغفل عنها الكثير، فتابع معنا:
1- اختر عنوانًا بريديًا احترافيّاً
حسنًا..إنه ليس بخطوة من خطوات الكتابة ولكنه سر مهم، إذ يقع على عاتقه الانطباع الأول الذي سيأخذه عنك المتلقي، فيجدر بك تخير اسمًا مناسبًا، والأفضل أن يكون اسمك. حاول أن يكون الاسم المستخدم هو اسمك الدارج في وسائل التواصل الاجتماعي، فحياة الإنترنت متصلة تمامًأ.
تلك نصيحة هامة، اسمك هو علامة تجارية Brand لا يجب أن يتغير بين الفينة والأخرى، ليكن اسمك على فيسبوك هو نفسه على لينكد إن، وكذلك على حسابك على جوجل وهكذا قدر الإمكان بالطبع، فهذا يعطي انطباعًا إيجابيًا لمجرد أن يطلع أحدهم فقط على عنوان إيميلك!
2- موضوع الإيميل
ها وقد عمدت إلى كتابة بريد إلكتروني “إيميل” لتفتح صفحة إنشاء إيميل جديد، لتكتب عنوان البريد المرسل إليه، ثم يقابلك حقل فارغ تحت عنوان “subject” كثيرًا ما يتجاهله الكثيرون.
إنه حقل هام -يمكنك تجاوزه- لا يجب أن تفوته، فإن كان صيغة إيميلك تعطي انطباعًا، فإن كتابة موضوع البريد يحدد ما إذا كان المستلم سيفتح الرسالة أم لا! لتكن موضوعيًا، واضحًا، مفسرًا لمحتوى الرسالة.
لا تلجأ إلى العناوين الخادعة التي تضطر المستلم لفتح الرسالة ليتفاجأ أن الأمر ليس كما بدا عليه! ذلك قد يصيب القارئ بالإحباط وينتابه شعور بأنه قد خدع وهذا بالطبع ليس في صالحك أبدًا.
3- ابدأ بالتحية
الرسالة لها هيكل معين ومعروف للجميع، احرص على أن تلتزم بالشكل المعتاد عليه، ابعد تمامًا عن أي ما قد يسيئ إليك، فلا ترسل بريدًا دون إلقاء التحية مثلًا! إلقاء التحية فيه شيء من إظهار الاحترام والتقدير ومحاولة لإظهار الود وتمني الخير والسلام للمستلم، قد تشعر أنه غير مهم ولا يتحدث في لب الموضوع ولكن عدم وجوده أمر سلبي للغاية.
يمكنك إلقاء التحية دون ذكر الاسم ولكن إذا كان هناك تخصيص لشخص بعينه بذكر اسمه، ذلك يعطي انطباعًا عنك بأنك مهتم ومطلع لتعرف مع من سوف تتحدث، مما يعطي شعورًا طيبًا عنك، كما أنك سوف تبني علاقة جيدة مبدئية يشوبها شيء من الود.
4- أول سطر في الرسالة!
نعم كما قرأت أول سطر، فهو هام جدًا فإذا كان موضوع الرسالة يحدد ما إذا كان البريد سيفتح، فأول سطر مسؤول عن إذا كان الإيميل سيُقرأ!
لديك 20 ثانية ليقرأ فيها مستلم بريدك ما كتبت، وهي فترة مناسبة لإتمام القراءة دون أن يتسرب الملل للقارئ. ولكي تصل لى هذه النقطة يجب أن تكتب في أول سطر ما يجذب انتباه القارئ ليكمل القراءة.
5- اجعل رسالتك مختصرة أسرار كتابة إيميل احترافي
دعني أسألك..ما ععد الرسائل اليومية التي تتلقاها على إيميلك؟! الإجابة بالطبع هي عشرات، إذا كنت متابعًا لصفحات السوشيال ميديا، وتشترك في صفحات شراء أونلاين أو متابعًا لصفحات إخبارية أو علمية، فسوف تستلم يوميًا عددًا ير قليل من الرسائل.
تخيل رصيد الرسائل اليومية لمدير مؤسسة أو صاحب عمل! إلى جانب الرسائل التي تردك فهو يتلقى عددًا ضخمًا من الرسائل كل يوم، فلتجعل رسالتك واضحة موجزة ومفسرة لما تريد، ابتعد عن الجمل التي لا قيمة لها. اجعل كلامك في فقرات تواجعلالفقرات صيرة، استخدم نظام النقط.
6- التزم باستخدام خط موحد
لا تغير من حجم الخط، التزم بحجم واحد ونوع واحد ولا تغير من لون الخط. بعض أنواع الخطوط قد لا تظهر بصورة صحيحة على بعض الأجهزة. بما أن اللغة المستخدمة في كتابة الإيميل هي اللغة الإنجليزية، فلا أخفيك سرًا أن الأخطاء الإملائية والقواعد أيضًا كارثية! يمكنك اختبار كتابتك على مواقع تصحيح مثل موقع Grammarly ويمكنك استخدام أحد أنواع الخطوط الآتية بأمان:
- Arial
- Georgia
- Courier
- Times New Roman
7- اكتب خاتمة بسيطة – أسرار كتابة إيميل احترافي
كما أن مقدمة الرسالة هامة، فالنهاية لا تقل أهمية فهي تكمل هيكل الإيميل الصحيح، لتجعل ختام رسالتك قصيرًا، وبسيطًا ومباشرًا. تجنب المدح الكثبر والثناء المفرط، واكتفِ بأمنيات لطيفة في كلمة أو كلمتين على الأكثر! ما رأيك في Best Regards كما يمكن أن نكتفي بـ Regards فقط!
إذا شئت أن تشاهد مقطعًا مرئيًا لملخص خطوات كتابة إيميل احترافي فنوصيك بمشاهدة هذا الفيديو القصير، ولكن فيه من النفع الكثير إن شاء الله.
